Wat is arbeidsmediation?

“Wat is eigenlijk arbeidsmediation en wat doet een arbeidsmediator”? Deze logische vraag stelt iedereen wanneer een afspraak wordt gemaakt om met arbeidsmediation te starten, zowel werkgevers als werknemers. Omdat er voor werknemers veel van af kan hangen, zijn zij ook vaak erg gespannen. Maar ook de werkgever is gebaat bij een vruchtbare samenwerking met zijn werknemers en wil conflicten graag uit de wereld helpen. Ik wil je hieronder dus graag uitleggen wat er gebeurt tijdens een arbeidsmediation.  

De allereerste vraag is waarschijnlijk, wanneer zou je arbeidsmediation nodig hebben?

Advies bedrijfsarts

Veel arbeidsmediations starten op advies van de bedrijfsarts. Je kunt hierbij bijvoorbeeld denken aan de situatie dat een werknemer ziekgemeld is vanwege spanningen op het werk. De bedrijfsarts wil dan de drempel om te re-integreren verkleinen en kan dan arbeidsmediation adviseren. Hij wil dan dat eerst het conflict wordt uitgesproken, voordat de werknemer start met re-integratie. Want hoe groot is tenslotte de kans op een succesvolle re-integratie als de oorzaak van de spanningen nog gewoon aanwezig is?

Ik vind mediation onzin

Als je niets ziet in mediation en je het niet eens bent met het advies van de bedrijfsarts, dan kun je zowel als werkgever en als werknemer hierover een deskundigenoordeel aanvragen bij het UWV. Maar in het algemeen schaadt het niet om met elkaar te praten. En is het prettiger om te praten met een onafhankelijke derde erbij die het gesprek in goede banen leidt: de mediator dus.

En dan?

Nu heb je het advies van de bedrijfsarts om een erkende en gespecialiseerde arbeidsmediator te zoeken. Bij sommige arbodiensten zijn eigen mediators in dienst die de bedrijfsarts dan het liefste naar voren schuift, maar het is uiteindelijk altijd de keuze van een werknemer en werkgever zelf met welke mediator ze willen starten. Waar moet je op letten bij de keuze voor een mediator?

Koren van het kaf scheiden

Het is wel verstandig om een erkende mediator in te schakelen, zoals een MfN-mediator. Dan weet je zeker dat hij een opleiding met succes heeft afgerond en geregistreerd is. Het MfN waarborgt een hoge kwaliteit voor de mediators die bij haar zijn ingeschreven. En mochten je onverhoopt toch ontevreden zijn, dan biedt het MfN allerlei waarborgen (gedragsregels, klachtenregeling, etc.).

Realiseer je namelijk dat iedereen zich mediator kan noemen, ongeacht opleiding, onderhoud en ervaring. Zelfs zonder enige opleiding, mag je gewoon een bordje in de tuin zetten dat je mediator bent. De regering heeft al jaren plannen om dit aan banden te leggen. Maar zolang dit wetsvoorstel nog niet is aangenomen, zul je hier zelf vragen over moeten stellen. Je kunt bijvoorbeeld op de site van de MfN nazoeken of een mediator daar is ingeschreven. Ik heb het bijvoorbeeld ook op mijn site staan dat ik geregistreerd MfN-mediator ben.

Een klik hebben

Daarnaast is het heel belangrijk is dat je een goed gevoel hebt in de mediator, je moet vertrouwen hebben. Je bespreekt namelijk datgene wat je dwars zit, met degene waarmee je een conflict hebt. Dat is natuurlijk erg eng en confronterend. Je kunt je alleen kwetsbaar opstellen, als je je veilig genoeg voelt en vertrouwen hebt in de begeleiding van het proces door de mediator. Dus dit punt is erg belangrijk en daarin kan niemand anders je adviseren dan jezelf. Luister naar jezelf.

Geen ziekte

Arbeidsmediation kan natuurlijk ook als er (nog) helemaal geen ziekmelding is. Een werkgever of werknemer kan ook pro-actief zijn en een mediator zoeken. Als je bang bent dat iemand gaat uitvallen, dan is het juist verstandig om in te grijpen voordat het te laat is.

Voorbeelden

Ik wil even wat voorbeelden uit mijn praktijk geven, zodat je een beeld hebt wanneer mediation zinvol kan zijn. Ik heb bijvoorbeeld een zaak gehad waarin een leidinggevende telkens onenigheid had met dezelfde werknemer (bijvoorbeeld een grote mond of de kantjes ervan aflopen), dan kan arbeidsmediation ook helpen om de communicatie tussen beiden te verbeteren voor de toekomst. Vaak gebeurt er achter de schermen privé ook veel voor een werknemer, waar een werkgever niets van weet. Als dit besproken wordt, kan het begrip opleveren.

Ook een werknemer die niet goed ligt bij de collega’s en hierdoor telkens ruzie met hen krijgt, zorgt voor iedereen voor spanningen op de werkvloer. Dan kun je in een gesprek gaan onderzoeken hoe partijen het zelf zien en hoe ze het kunnen oplossen zodat de samenwerking weer goed gaat lopen.

Een laatste voorbeeld is indien een werkgever vindt dat een werknemer disfunctioneert, maar hij had gevoel heeft dat de werknemer de klachten niet hoort en het gedrag niet verandert. En werknemer vindt het allemaal onduidelijk wat de werkgever van hem verwacht. Dan kun je in een gesprek gaan onderzoeken waar de onduidelijkheid zit.

Als je twijfelt of jouw situatie zich leent voor mediation, neem dan gewoon even contact met mij op om het te overleggen. Ik denk graag met je mee.

Doorslaggevende keuze

Zowel de werkgever en de werknemer kunnen een mediator zoeken om te voorkomen dat het probleem escaleert of een werknemer uitvalt.

Ruzie over welke mediator

Wat nu als de werkgever een andere mediator wil inschakelen dan de werknemer? Soms geeft dit punt al ruzie en dat is natuurlijk niet de bedoeling. Meestal laat de werkgever de werknemer vrij om een arbeidsmediator te zoeken en accepteert hij dienst keuze. De achtergrond hiervan is dat als een werkgever iemand voordraagt, de werknemer al snel het gevoel kan hebben dat de mediator tegen hem is (want hij wordt betaald door de werkgever). Laat ik dit punt al direct weerleggen, dat is niet het geval. Een mediator is namelijk onafhankelijk en onpartijdig. Het maakt dus geen verschil wie de mediator zoekt. Hoe weet ik dat zo zeker? Er zijn namelijk 4 punten waaraan een mediation moet voldoen:

  1. Onpartijdigheid (of neutraliteit)
  2. Vrijwilligheid
  3. Inzet/commitment
  4. Geheimhouding

Onpartijdig

Dit houdt niet meer in dan dat de mediator niet op de hand van de een of van de ander is. Hij bevoordeelt geen van beide partijen. Dit uit zich bijvoorbeeld in het proberen om beide partijen ongeveer evenveel spreektijd te geven. Ook al is dit natuurlijk een lastig punt, omdat sommige mensen grotere praters zijn dan anderen. Als je echter het gevoel hebt dat de mediator niet onpartijdig is, dan is het altijd verstandig om dit direct op dat moment al bespreekbaar te maken. Voor de mediator is dat signaal waardevol en kan hier dan onmiddellijk iets mee doen.

De keuze is reuze

Het komt ook wel eens voor – meestal bij rechtsbijstandsverzekeringen – dat er direct 3 namen van mediators worden genoemd waar de verzekerde dan zelf uit kan kiezen. Ook dat heeft alleen als doel om de onpartijdigheid te tonen. Jij kunt dan zelf op de website van de mediators gaan kijken waar je het beste gevoel bij hebt. Je kunt natuurlijk ook even bellen om te merken of je een klik hebt. Maar eerlijk gezegd, kom ik dit shoppen weinig tegen.

Wie betaalt, bepaalt?

Bij arbeidsmediation betaalt de werkgever meestal de hele factuur. Dat staat echter helemaal los van de (on)partijdigheid. Als je hierover twijfelt, geef het vooral aan bij de mediator. Hij zal je graag uitleg geven en kunnen geruststellen.

Behalve onpartijdigheid, zijn nog 3 andere onderwerpen erg belangrijk voor mediation. Het gaat om vrijwilligheid, inzet en geheimhouding.

Vrijwilligheid

Je moet een mediation vrijwillig ingaan. Als je werkgever je de keuze heeft gegeven dat als je wel moet meedoen aan een mediation, omdat je anders je baan verliest, dan is er geen sprake van vrijwilligheid. Bespreek ook deze angst eerlijk met je mediator. Alleen als er sprake is van vrijwilligheid, zal een mediation zinvol kunnen zijn. Als het jouw gevoel is, dat er veel van af hangt, dan zou ik hieraan tijdens de mediation zeker aandacht besteden. Ik zou dan willen vaststellen of dit jouw gevoel is of dat het misschien echt zo is. Als er echt geen vrijwilligheid is, dan heeft mediation geen zin.

Machtsongelijkheid

Het is natuurlijk wel zo dat er een machtsverschil is tussen de “grote” werkgever die het loon betaalt en waarvan de werknemer afhankelijk is en de “kleine” werknemer. Maar dat geldt in het arbeidsrecht altijd en een goede mediator realiseert zich dat wel degelijk en zal zorgen voor een evenwichtige balans.

Inzet

Inzet of commitment is het punt waarop ik tijdens een mediation het meest op terugkom. Dit is het lastigste punt. Mediation heeft alleen zin als beide partijen inzet tonen om een oplossing te zoeken. Jullie moeten allebei bereid zijn om te praten, te luisteren en water bij de wijn te doen. En als je ervan uitgaat dat jullie allebei vinden dat jullie gelijk hebben, dan is dit voor jullie beiden dus een opoffering.

Ik heb een keer een zaak gehad, waarin een partij telkens riep dat hij wel wilde meewerken aan een oplossing, mits de ander hem maar 100% tegemoetkwam in zijn eisen. Tja, dan is er dus geen oplossing mogelijk, omdat er geen inzet is van een van beiden. Je moet allebei een compromis willen sluiten. Als je dat niet wilt, dan heeft mediation geen zin, dan kun je beter een procedure opstarten.

Procederen

Wat is het voordeel van mediation boven een procedure? Er zijn echt heel veel voordelen te noemen. Mediation is allereerst veel goedkoper dan procederen.

Het is bovendien een stuk sneller om een oplossing te krijgen tijdens mediation dan in een procedure. Als jullie het erover eens zijn dat ik als jullie mediator optreedt, dan kan het eerste mediationgesprek binnen enkele dagen al plaatsvinden. Terwijl een procedure maanden (tot jaren) duurt voordat je een vonnis (en dus een oplossing) krijgt.

Maar mediation is vaak ook veel bevredigender. Want jij gaat zelf actief het probleem oplossen. Je legt je lot niet volledig in de handen van een ander. Nee, jij gaat actief werken aan een oplossing, jij neemt je aandeel in je eigen probleem en jouw oplossing. Dat betekent dat jij antwoorden krijgt op de vragen die je hebt EN hierbij ook de vragen van de ander beantwoordt. Dit betekent een blijvende oplossing van het conflict, en met vertrouwen de toekomst betreden. In een procedure vraag je meestal geld (schadevergoeding), maar je krijgt vaak geen antwoord op de vraag waarom de ander zich zo heeft gedragen.

Realiseer je je dat een oplossing helemaal niet altijd op geld waardeerbaar hoeft te zijn. Soms is het gehoord worden of een excuus dat iets zo (uit de hand) is gelopen, al voldoende. Ik heb de mooiste oplossingen voorbij zien komen, die ik van tevoren nooit had kunnen verzinnen.

Het is veel bevredigender als je zelf een oplossing weet te bereiken, dan als je dit uit handen moet geven aan een rechter. Dan moet je maar afwachten waarmee je thuis komt. In een procedure heb je 1 verliezer (of je verliest allebei), terwijl je in mediation allebei wint.

Een ander voordeel is dat als je antwoorden hebt gekregen op je vragen, dan kan het boek vaak dicht. Je kunt weer verder met je leven. Want wees eerlijk: een geschil vreet energie.

Waarom zou het in mediation wel lukken om met elkaar te praten, terwijl eerdere gesprekken vaak op ruzie uit zijn gemond?

Allereerst scheelt het dat jullie niet met zijn tweeën zijn. Ik zorg ervoor dat jullie het gesprek op een goede en prettige manier kunnen voeren. Wat hierbij kan helpen is dat je je zo veilig voelt om dat te zeggen wat je echt denkt. Deze veiligheid wordt gewaarborgd door de geheimhoudingsplicht.

Geheimhouding

Alles wat besproken wordt tijdens mediation, valt onder de geheimhouding. Hiervoor hebben jullie beiden getekend (dat leg ik hieronder nog verder uit). Dit geldt voor zowel de werkgever als de werknemer. Je hoeft niet bang te zijn om het achterste van je tong te laten zien, omdat je vreest dat het later tegen je gebruikt zal worden. Want alles wat tijdens mediation wordt besproken en je vooraf nog niet wist, mag niet tegen je gebruikt worden. Zelfs niet als jullie onverhoopt geen oplossing zouden bereiken in mediation en een procedure nodig zou zijn. Alles wat je al wist voorafgaand aan de mediation, (zoals mails, contracten en brieven, etc.) is niet geheim. Maar alles wat tijdens de mediation wordt besproken wat nieuw is, dat valt wel onder de geheimhouding. Dus als ik een verslag zou maken wat jullie hebben afgesproken tijdens de mediation, dan valt dit verslag ook onder de geheimhouding.

Vrijblijvende afspraken

Als er concrete afspraken gemaakt worden tussen jullie beiden hoe jullie in het vervolg met elkaar willen omgaan, dan leg ik dat meestal vast in een mail of een verslag. Dit verslag valt ook onder de geheimhouding (tenzij jullie daar natuurlijk andere afspraken over maken), dus heeft juridisch geen waarde. Het zijn eigenlijk vrijblijvende afspraken.

Bindende afspraken

Pas wanneer jullie bindende afspraken wilt maken naar elkaar toe (dus jullie willen allebei dat de ander zich aan de afspraken moet houden en je dit zo nodig kunt afdwingen), dan zal ik de afspraken in een contract vastleggen. Dit contract moeten jullie dan beiden tekenen. Mocht dit voor jullie spelen, dan bespreek ik dit uiteraard nog heel duidelijk met jullie. Er gebeurt niets, wat jullie niet willen of weten. Alles is met open vizier. Alleen voor dit contract wat jullie dan beiden ondertekenen, geldt de geheimhouding dan niet meer. Maar de rest wat tijdens mediation is besproken, valt nog steeds onder de geheimhouding.

Exit mediation

Een voorbeeld van zo’n contract is een beëindigingsovereenkomst of een vaststellingsovereenkomst. Met dit contract eindigt een arbeidsovereenkomst en in dit stuk leg ik op neutrale wijze de voorwaarden vast (wanneer eindigt het dienstverband, welke (transitie)vergoeding krijgt de werknemer mee, worden vakantiedagen uitbetaald, etc). Een vaststellingsovereenkomst is nodig om de afspraken naar elkaar toe helder te krijgen, maar dit heeft een werknemer ook nodig om een WW-uitkering bij het UWV aan te kunnen vragen. Als jullie dit beiden zouden willen, dan bespreek ik dit uiteraard ook nog uitgebreid met jullie. En is het verstandig om dan een eigen jurist in te schakelen die met je adviseert en alles controleert.

Als een mediation eindigt in een beëindiging van het dienstverband, wordt het ook wel een exit mediation genoemd.

Waarom is geheimhouding nodig?

Als mediator vind ik het erg belangrijk dat jullie beiden eerlijk durven te zijn, te vertellen wat er is gebeurd in jouw beleving, hoe je hierop zelf hebt gereageerd en wat dit (privé) met je doet. Ik wil de belangen boven tafel krijgen van beide partijen. Dat houdt concreet in dat ik onderzoek wat jij wilt bereiken in de mediation en waarom. En je kunt gemakkelijker eerlijk antwoord geven, als je erop kunt vertrouwen dat dit niet tegen je gebruikt wordt.

Kan ik dan niets bespreken met mijn partner?

Waarschijnlijk gebeurt er heel wat tijdens mediation. En zal het gesprek een hele andere wending kunnen krijgen dan je van te voren hebt bedacht. Als je toch heel graag wilt praten met iemand anders wat je tijdens de mediation allemaal hebt gehoord en gezegd? Dat mag dus niet vanwege deze geheimhouding. Maar de meeste mensen willen het toch graag bespreken met hun partner, een vriend of een HR medewerker. Hiervoor is een oplossing. Je mag de inhoud van het gesprek alleen delen met een derde als de ander (werkgever of werknemer dus) hiermee kan instemmen en deze derde daarvoor een geheimhoudingsverklaring tekent. Concreet betekent dit, dat als de werknemer het wil bespreken met zijn vrouw, de werkgever toestemming hiervoor moet geven. En de vrouw moet dan vervolgens een geheimhoudingsclausule tekenen. Dit is allemaal voor jullie veiligheid dat alles wat besproken is, binnen de 4 muren blijft.

Stappenplan

Mijn verhaal hierboven, is een algemeen verhaal over arbeidsmediation bij een MfN-mediator. Natuurlijk heb je accentverschillen, maar globaal komt het hierop neer.

Nu zal ik mijn stappenplan gaan uitleggen, zodat jullie weten wat jullie kunnen verwachten als jullie een afspraak maken met mij. En dat is echt mijn aanpak, dus dat kan voor iedere mediator anders zijn. Dus bespreek dit vooral vooraf met jouw mediator naar keuze. Zodat je niet voor verrassingen komt te staan.

Wat mag je van mij verwachten als register MfN-arbeidsmediator?

  1. Jullie krijgen van mij een MfN-mediationovereenkomst toegestuurd, die zowel door de werkgever, de werknemer en mijzelf zal moeten worden getekend. Hierin staat onder meer de geheimhouding.
  2. Ik bespreek met jullie afzonderlijk telefonisch of digitaal wat het probleem concreet is voor jullie. Hierbij vraag ik naar jouw verhaal, hoe jij zaken hebt ervaren, naar voorbeelden van zaken die zijn voorgevallen en hoe jij of de ander hierop heeft gereageerd. Graag wil ik weten wat jij hoopt te bereiken tijdens deze mediation. Een vergelijkbaar gesprek heb ik ook met de ander.
  3. Deze gesprekken met jullie alleen, heeft 2 voordelen voor mij. Enerzijds is het vaak gemakkelijker om eerlijk te vertellen tegen een buitenstaander wat er is gebeurd, hoe erg het je geraakt heeft, welke vragen je hebt (en ook of je zelf ook achteraf ziet dat je dingen anders had kunnen aanpakken), dan tegen diegene met wie je een conflict hebt. Anderzijds heb ik jullie eigen verhaal gehoord, zoals jullie het ervaren hebben, zonder dat je hoeft na te denken en moet reageren op eventuele verwijten van de ander.
  4. Als ik met jullie allebei heb gesproken, dan weet ik meestal hoe jullie de situatie zien en welke oplossing op dit moment eigenlijk jullie voorkeur verdient. En of er raakvlakken zijn in jullie zienswijze of in de voor ogen zijnde oplossingen. Deze gesprekken zijn vertrouwelijk en deel ik dus niet met de ander.
  5. Dit is het enige gesprek wat ik normaliter met jullie heb, zonder dat de ander erbij zit. Dit heeft te maken met mijn neutraliteit. Ik wil te allen tijde voorkomen dat ik partijdig oog en jullie vertrouwen verlies. Zodra de mediation start, kan ik jullie dus niet meer telefonisch te woord staan. Ook mailtjes die alleen aan mij gestuurd worden, zal ik direct moeten doorsturen in kopie aan de ander.
  6. Alleen in het uitzonderlijke geval dat de mediation spaak zou lopen en een caucus of een pendelmediation nodig zou zijn, dan heb ik nog contact met partijen afzonderlijk. Dat bespreek ik dan echter op dat moment duidelijk met jullie.
  7. Normaal gesproken vinden er gemiddeld 2 – 3 mediationgesprekken plaats. De bijeenkomsten duren elk ongeveer 2 uur. Het eerste gezamenlijke mediationgesprek is meestal alleen oriënterend. Jullie kunnen dan jullie verhaal doen en luisteren naar de ander. Aan het einde van het eerste gesprek, geef ik jullie “huiswerk” mee, punten waarover jullie moeten nadenken. In het 2e gesprek worden meestal oplossingen gezocht en gevonden. Mochten jullie al overeenstemming hebben bereikt, dan schrijf ik de gemaakte afspraken op. Deze werk ik dan uit in een (vrijblijvend) concept verslag of in een (afdwingbare) concept overeenkomst, zoals een beëindigingsovereenkomst. Als jullie juridisch advies willen inwinnen, dan is dit het moment om jullie advocaat mee te laten kijken.
  8. In een eventueel 3e gesprek, neem ik de gemaakte afspraken met jullie door, waarna jullie de overeenkomst kunnen tekenen.

Gemiddeld

Dit is natuurlijk een gemiddeld stappenplan. Er zijn zaken geweest die na 1 mediation al goed opgelost zijn, meestal kan ik het in 2 gesprekken afwikkelen. Maar soms zijn er zelfs 3 of 4 gesprekken nodig geweest voordat er een oplossing werd bereikt.

Hoeveel mediations ervoor nodig zijn, dat hangt voornamelijk van jullie inzet af. In hoeverre zijn jullie allebei echt bereid zijn om een ​​oplossing te vinden. Als er maar 1 partij bereid is om te praten, te luisteren of water bij de wijn te doen, dan heeft mediation helaas geen zin. Ik kan dus ook niet garanderen dat het conflict opgelost wordt, want dat ligt grotendeels bij jullie. Jullie maken het zelf zo succesvol als jullie het willen.

Er zijn 3 mogelijke uitkomsten bij arbeidsmediation.

  1. Het probleem is opgelost en ik zal de punten en aanvullende voorwaarden die jullie beiden overeengekomen zijn, in een verslag of in een contract vastleggen.
  2. Het is voor jullie beiden duidelijk geworden dat jullie in de toekomst niet kunnen samenwerken. Het eindigt dus in een beëindiging, of een zogenaamde exit-mediation. Ik leg alles vast in een neutrale beëindigingsovereenkomst. Beide partijen tekenen dit stuk en dan eindigt de arbeidsovereenkomst.
  3. Er wordt geen oplossing bereikt, omdat een van jullie ermee stopt voordat er een oplossing is bereikt (bijvoorbeeld na één keer). Als ik merk dat het geen zin heeft, dan stop ik de mediation. Dan besluiten jullie zelf of het een procedure gaat worden.

Ik heb geprobeerd met voorbeelden uit mijn praktijk duidelijk te maken, wat je kunt verwachten bij een arbeidsmediation. Dit stuk is niet bedoeld om compleet of allesomvattend te zijn. Je kunt hieraan ook geen rechten ontlenen. Op dit artikel is dan ook de volgende disclaimer van toepassing.

Mocht je nog meer willen lezen over wat je kunt verwachten bij een arbeidsmediation, dan kan ik je aanraden om de uitgebreide en zeer complete gratis White paper hierover te downloaden van Selwyn Donia https://selwyndonia.nl/dwnlds/. Dit is een waardevol stuk.

Op zijn site deelt hij bovendien op een zeer duidelijke en laagdrempelige manier zijn kennis over re-integratie en arbeidsongeschiktheid. Dus ga vooral eens op zijn site grasduinen.

Call Now ButtonBel